Bestuurssecretaresse

Dit is een vacature van een zusterbedrijf van Communicatie & Co.
Klik op de link onderaan de tekst om verder te lezen of te solliciteren!
Voor de gemeente Breda zoekt paSearch een bestuurssecretaresse. Je zorgt er voor dat het bestuur volledige organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning krijgt. Je verzorgt het complexe agendabeheer en de telefoonafhandeling. Ook verzorg je de (vertrouwelijke) correspondentie en het e-mailverkeer. Waarbij je deze vanuit eigen inzicht inschat op belang en urgentie en je zo op de hoogte blijft van de inhoud van de portefeuille van de bestuurder. Je stroomlijnt en controleert de dagelijkse informatiestroom van en naar het college. Je bent het eerste aanspreekpunt bij het maken van afspraken (intern/ extern). Je ontvangt gasten, regelt koffie/ thee/ lunch/ diner en vervoer. Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving. Verder verzamel/ orden je vergaderstukken, archiveer je informatie en leg je het werkarchief voor de bestuurder aan. Daarnaast bereid je vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor. Je vormt samen met je collega’s een eenheid om diverse gebeurtenissen te organiseren. Gezocht wordt een secretaresse met ervaring in een soortgelijke functie bij voorkeur in een hectische politiek- en bestuurlijke omgeving. Je hebt goede kennis van en vaardigheid met Outlook, I-babs, Word, Excel, BBV module en sharepoint. Je kan prioriteiten stellen, overzicht creëren en bewaren, plannen, organiseren en snel schakelen. Je bent resultaat-, oplossings- en klantgericht, representatief, stressbestendig, empathisch, integer, dienstverlenend, gastvrij, positief ingesteld, initiatiefrijk, accuraat en flexibel. Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Verder beschik je over goede communicatieve vaardigheden (mondeling als schriftelijk). Daarnaast kan je efficiënt werken in een digitale omgeving. Middels een aanbesteding wordt een tijdelijke opdracht aangeboden voor circa twee maanden. Verlenging is mogelijk indien een vaste invulling dan nog niet gelukt is. 36 uur per week. Z.s.m. starten. Tarief in overleg.